Kącik informacyjny kl. 4-8

Ważność zachowują legitymacje:

- wystawione przed wejściem w życie ww. rozporządzenia - do czasu zakończenia przez ucznia kształcenia w danej szkole,

- które zostały wystawione do 12 lipca 2024 r. z zachowaniem przepisów przejściowych tj. w formie papierowej.

W związku z powyższym, nie ma obecnie konieczności wymiany legitymacji dla wszystkich uczniów w szkole – proces ten może zostać rozłożony w czasie.
 

Co to są e-legitymacje?

E-legitymacje to plastikowe karty wykonywane w ustandaryzowanym formacie ID1. Aby legitymacja mogła zostać wydana uczniowi, musi zostać spersonalizowana tj. na blankiecie muszą zostać nadrukowane w odpowiedniej technice poniżej wymienione dane ucznia:

a) zdjęcie (najlepiej to samo, które trafi na m-Legitymację ucznia tj. legitymację w postaci dokumentu mobilnego, dostępnego w ramach aplikacji m-Obywatel);

b) imię (imiona);

c) nazwisko;

d) data urodzenia;

e) numer PESEL (lub nazwa i numer innego dokumentu tożsamości);

f) numer legitymacji;

g) data wydania legitymacji;

h) dane jednostki szkolnej, do której uczęszcza uczeń (nazwa i adres szkoły);

i) imię (imiona) i nazwisko dyrektora szkoły.

Ważność legitymacji szkolnej jest potwierdzana w każdym roku szkolnym przez umieszczenie na rewersie legitymacji hologramu.

 

Czy e-legitymacje podlegają ewidencji?

W związku z tym, że legitymacja szkolna jest dokumentem publicznym podlega ona ewidencji. Ewidencja powinna obejmować następujące dane:

- imię (imiona) i nazwisko ucznia;

- PESEL (lub inny numer dokumentu tożsamości);

- nazwę producenta blankietu legitymacji;

- numer oznaczenia indywidualnego blankietu legitymacji;

- numer legitymacji;

- datę odbioru blankietu legitymacji przez jednostkę;

- adnotację o zniszczeniu zwróconego dokumentu;

- datę odbioru legitymacji;

- podpis osoby, odbierającej dokument lub wpis, że został on przesłany pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

 

Wydruk e-legitymacji przez ZS w Burzeninie

Obsługa procesu wydawania e-legitymacji w naszej szkole będzie odbywać się poprzez dziennik elektroniczny Librus (e-sekretariat) we współpracy z drukarnią LOCA.

Sposoby pozyskiwania zdjęć uczniów

1. Dodanie zdjęcia do systemu Librus przez pracownika sekretariatu.

2. Wykorzystanie zdjęcia ucznia, które wcześniej zostało umieszczone w systemie Librus przez pracownika sekretariatu.

3. Dodanie zdjęcia przez rodzica czy opiekuna w aplikacji mobilnej Librus.

4. Dodanie zdjęcia przez rodzica lub opiekuna przez przeglądarkę internetową.

 

Ad. 2 Opcja obsługi starego zdjęcia będzie dostępna tylko wtedy, gdy dla wybranego ucznia w przeszłości zostało dodane zdjęcie przez pracownika sekretariatu w widoku edycji danych ucznia, z poziomu zakładki Zdjęcie. Jeśli zdjęcie zostało wykonane oraz dodane w odpowiedniej rozdzielczości, zostanie zaakceptowane przez system jako zdjęcie do e-legitymacji w widoku Zdjęcia do legitymacji.

Ad.3 Rodzic lub opiekun mogą dodać zdjęcie poprzez bezpłatną aplikację mobilną Librus. Opcja dostępna jest w menu aplikacji  pod nazwą: Zdjęcia do legitymacji. W widoku dostępne są informacje dla użytkownika, opisujące wymagania dla przesyłanego zdjęcia.

 

Po zapoznaniu się z wytycznymi użytkownik zaznacza wymagane oświadczenie o treści: „Oświadczam, że zapoznałem/am się z powyższymi wytycznymi, a moje zdjęcie spełnia wszystkie wymogi”, a następnie korzysta z przycisku Przejdź dalej.

 

Po skorzystaniu z przycisku Przejdź dalej na kolejnym etapie użytkownik wybiera zdjęcie spośród zdjęć zapisanych w pamięci urządzenia mobilnego, korzystając z opcji Wybierz zdjęcie lub wykonuje nowe zdjęcie za pomocą aparatu wbudowanego w urządzeniu poprzez przycisk  Zrób zdjęcie aparatem.
 

Wybrane lub wykonane zdjęcie może wykadrować, a aplikacja automatycznie zadba o odpowiednią kompresję.

 

Skorzystanie z przycisku Zapisz, dostępnego u góry ekranu, spowoduje zapisanie skonfigurowanego zdjęcia oraz umożliwi przesłanie go do sekretariatu szkoły. Aplikacja za pomocą odpowiednich statusów umożliwia śledzenie procesu akceptacji zdjęcia po stronie szkoły.

 

W przypadku konieczności zmiany zdjęcia użytkownik może skorzystać z opcji Zmień zdjęcie. Po dodaniu kolejnego zdjęcia w widoku może porównać nowe oraz poprzednie zdjęcie i wysłać do szkoły poprawne.

W kolejnym kroku zaprezentowane zostaną przykładowe zdjęcia wykonane poprawnie i zgodne z wytycznymi, jak i również przykłady nieprawidłowych zdjęć.
 

Ad.4. Rodzic lub opiekun mogą dodać również zdjęcie poprzez panel dostępny przez przeglądarkę internetową, czyli logując się do systemu LIBRUS Synergia. 

Panel został włączony wyłącznie w widoku alternatywnym, w związku z czym po zalogowaniu do Synergii, w pierwszej kolejności należy skorzystać z przycisku Widok alternatywny.

Następnie w menu znajdującym się z lewej strony użytkownik wybiera sekcję Kartoteka – Zdjęcie do legitymacji. Podobnie jak w przypadku aplikacji mobilnej, w widoku dostępne są informacje dla użytkownika, opisujące wymagania dla przesyłanego zdjęcia. Zaprezentowane są także przykładowe zdjęcia wykonane poprawnie i zgodne z wytycznymi, jak również przykłady nieprawidłowych zdjęć.

Po zapoznaniu się z wytycznymi użytkownik zaznacza wymagane oświadczenie o treści “Oświadczam, że zapoznałem/am się z powyższymi wytycznymi, a moje zdjęcie spełnia wszystkie wymogi” i korzysta z przycisku Przejdź dalej.

 

Na kolejnym etapie wskazuje zdjęcie, przeciągając i upuszczając plik w widocznym miejscu lub korzysta z opcji Wybierz plik z dysku, wskazując lokalizację pliku na dysku urządzenia.

 

Po załączeniu pliku, aplikacja umożliwi wykadrowanie zdjęcia oraz automatycznie zadba o odpowiednią kompresję.

Skorzystanie z przycisku Zapisz zdjęcie i przejdź dalej, spowoduje zapisanie skonfigurowanego zdjęcia oraz umożliwi przesłanie go do sekretariatu szkoły. Aplikacja za pomocą odpowiednich statusów umożliwia śledzenie procesu akceptacji zdjęcia po stronie szkoły.

 

W przypadku konieczności zmiany zdjęcia należy skorzystać z opcji Zmień zdjęcie, dostępnej w prawym górnym rogu ekranu.

Usuwanie zdjęć

Uczeń, rodzic lub opiekun mogą wysłać prośbę o usunięcie zdjęcia poprzez aplikację mobilną Librus albo poprzez panel dostępny przez przeglądarkę internetową (po zalogowaniu do systemu LIBRUS Synergia). Proces ten w obu przypadkach wygląda bardzo podobnie.

W przypadku aplikacji mobilnej, po przejściu do widoku Zdjęcia do legitymacji, użytkownik  skorzysta z opcji Zgłoś prośbę o usunięcie zdjęcia.

 

W celu usunięcia zdjęcia z poziomu systemu LIBRUS Synergia wybiera sekcję Kartoteka – Zdjęcie do legitymacji i skorzysta z opcji Zgłoś prośbę o usunięcie zdjęcia.

 

W obu przypadkach po przesłaniu prośby o usunięcie zdjęcia pracownik sekretariatu zobaczy w nowym widoku zarządzania zdjęciami status zdjęcia Prośba o usunięcie.

 

Po przejściu do podglądu zdjęcia pracownik sekretariatu może zatwierdzić usunięcia zdjęcia lub odrzucić prośbę. W momencie zmiany statusu, do ucznia, rodzica i opiekuna zostanie wysłana wiadomość systemowa o jego zmianie.

 

Przetwarzanie zdjęć uczniów

1. Każde przekazane zdjęcie podlega weryfikacji przez pracownika sekretariatu szkoły. W tym celu system e-Sekretariat w Librusie został wyposażony w nowy widok, służący do kompleksowego zarządzania zdjęciami uczniów. W widoku tym pracownik sekretariatu może akceptować zdjęcia nadesłane przez rodziców oraz opiekunów, a także zatwierdzać ewentualne prośby o zmianę lub usunięcie zaakceptowanego wcześniej zdjęcia.

2. Przesłane zdjęcie przez rodzica/opiekuna będzie widoczne dla pracownika sekretariatu w nowym widoku przeznaczonym do zarządzania zdjęciami ze statusem Oczekuje na akceptację.

3. Pracownik sekretariatu po przejściu do podglądu zdjęcia będzie mógł zdecydować o jego zaakceptowaniu lub odrzuceniu. Po każdej zmianie statusu zdjęcia uczeń, rodzic, opiekun otrzymają automatyczną wiadomość systemową z informacją o jego zmianie.

4. Tylko zdjęcia zaakceptowane przez pracownika szkoły będą eksportowane w celu wydrukowania legitymacji szkolnej ucznia. Na pracowniku sekretariatu ciąży duża odpowiedzialność za poprawność zdjęć, które zostaną umieszczone na legitymacjach szkolnych, w nowym widoku zarządzania zdjęciami ma on dostępną podpowiedź wskazującą, jakie zdjęcia są poprawne.

5. Obecne przepisy nie precyzują, jakie wytyczne powinno spełniać zdjęcie do legitymacji szkolnej. Jednak można się wspierać wytycznymi odnośnie innych dokumentów państwowych. Są one dostępne na stronie gov.pl. Najważniejsze jest, aby dostarczone zdjęcie było aktualne i kolorowe oraz wykonane w rozdzielczości co najmniej 300 dpi.

6. Uczeń, rodzic lub opiekun może wysłać prośbę o zmianę zaakceptowanego już zdjęcia. W e-Sekretariacie będzie to wyróżnione nowym statusem Prośba o zmianę.

7. Po przejściu do podglądu będzie możliwe porównanie obu zdjęć tj. dotychczas zaakceptowanego oraz propozycji nowego. Następnie należy zdecydować, które zdjęcie wybrać. Po zmianie statusu do ucznia, rodzica, opiekuna zostanie wysłana wiadomość systemowa o jego zmianie.

Najczęściej zadawane pytania:

1. Czy pracownik sekretariatu będzie mógł wgrać zdjęcie bezpośrednio z aparatu?
Odpowiedź: Nie. Taką możliwość będą mieć uczniowie, rodzice i opiekunowie. Pracownik sekretariatu będzie mógł wgrać zdjęcie zapisane na dysku swojego komputera.

2. Jaki jest prawidłowy format zdjęć akceptowanych przez systemy Librus?

Odpowiedź: Aplikacja będzie akceptować pliki w formatach: JPEG i JPG zgodne z wytycznymi, dotyczącymi innych zdjęć stosowanych w dokumentach publicznych (gov.pl).

3. Czy nowe legitymacje należy wystawić wszystkim uczniom w szkole?

Odpowiedź: Nie. Nowe legitymacje należy wystawić tylko nowym uczniom szkoły oraz w przypadkach, gdy uczeń zgubi dotychczasową legitymacją lub konieczna jest jej wymiana. Zgodnie z par. 74 rozporządzenia z  7 czerwca 2023 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków wszystkie legitymacje wydane przed 12 lipca 2024 r. zachowują swoją ważność do końca nauki w danej szkole.

4. Czy duplikaty powinny być wystawiane wg. nowych wytycznych? Czy duplikaty mają inny wzór?

Odpowiedź: Tak, duplikaty wydane po 12 lipca 2024 r. powinny zostać wydane zgodnie z nowymi wytycznymi tj. w postaci kart ID-1. Wcześniej wskazywane rozporządzenie (Dz.U. 2023 poz. 1120) nie podaje osobnych wzorów dla duplikatu legitymacji szkolnej.

5. Jak w e-Sekretariacie przygotować duplikat legitymacji dla ucznia?

Odpowiedź: Przygotowanie duplikatu legitymacji będzie przebiegało analogicznie do przygotowania “pierwszej” legitymacji. Po uzyskaniu informacji od ucznia o zagubieniu legitymacji Pracownik sekretariatu będzie mógł oznaczyć dotychczasowy wpis o legitymacji w Rejestrze legitymacji odpowiednim statusem tj. zgubiona. Następnie będzie mógł wprowadzić nowy wpis o legitymacji dla ucznia z oznaczeniem: Duplikat. Pojawi się także możliwość wprowadzenia nowego zdjęcia dla ucznia. Po zebraniu wszystkich wymaganych danych należy przygotować eksport danych albo do pliku, albo do wybranej przez szkołę drukarni współpracującej z Librus, gdzie nowa legitymacja zostanie przygotowana.

6. Kto pokrywa koszty wydania legitymacji szkolnych i ich duplikatów?

Odpowiedź: W rozporządzeniu Ministra Edukacji i Nauki z dnia 7 czerwca 2023 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków (Dz.U. 2023 poz. 1120) brak jest zmian odnośnie opłat za wydanie legitymacji. W związku z tym, tak  jak dotychczas, koszt wydania legitymacji będzie leżeć  po stronie szkoły. Opłata jest wnoszona przez ucznia/rodzica jedynie w przypadku wydania duplikatu legitymacji (§ 67 ww. rozporządzenia). Opłata ta równa jest kwocie opłaty skarbowej od poświadczenia własnoręczności podpisu.

7. Czy zdjęcie może zostać wgrane ze skanu? Uczniowie przynoszą nam zdjęcia papierowe.

Odpowiedź: Tak, pod warunkiem, że jakość skanu zdjęcia jest wysoka i spełnione zostaną warunki dotyczące zdjęć stosowanych w dokumentach publicznych (gov.pl).
 

8. Czy uczeń powinien mieć wystawioną m-Legitymację?

Odpowiedź: Zgodnie z art. 11 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty uczniowi wystawiane są obie formy legitymacji. Przy czym w przypadku m-Legitymacji ta forma dla ucznia niepełnoletniego może być wydana tylko, jeżeli rodzic nie zgłosił sprzeciwu.

Tekst: p. R. Szwed

(na podstawie: https://portal.librus.pl/szkola/artykuly/e-legitymacje-zmiany-i-udogodnienia-w-systemach-librus)